ប្រព័ន្ធមេឃារបស់ក្រុមហ៊ុនម៉ាយ៉ាកុ ជាប្រព័ន្ធសម្រាប់មើលរបាយការណ៍ប្រតិបត្តិការ។ ការចូលប្រើត្រូវបានអនុញ្ញាតសម្រាប់តែបុគ្គលិកដែលមានគណនីផ្លូវការប៉ុណ្ណោះ។ អាសយដ្ឋានរបស់ប្រព័ន្ធត្រូវបានផ្តល់ដោយផ្នែកព័ត៌មានវិទ្យា ហើយគួរតែរក្សាទុកតែក្នុងចំណាំផ្ទាល់ខ្លួនប៉ុណ្ណោះ។ ការប្រើប្រាស់ប្រព័ន្ធនេះតម្រូវឲ្យមានការតភ្ជាប់អ៊ីនធឺណិត និងកម្មវិធីរុករកគេហទំព័រដែលបានអាប់ដេត។
ការផ្ទៀងផ្ទាត់អត្តសញ្ញាណពីរជំហានត្រូវបានប្រើដើម្បីការពារទិន្នន័យ។ លេខកូដ OTP មានសុពលភាពតែក្នុងរយៈពេលខ្លីប៉ុណ្ណោះ ហើយមិនត្រូវប្រាប់អ្នកដទៃឡើយ សូម្បីតែបុគ្គលិកផ្នែកព័ត៌មានវិទ្យាក៏ដោយ ព្រោះប្រព័ន្ធនឹងមិនសុំលេខកូដតាមទូរស័ព្ទដែរ។ ប្រសិនបើមិនទទួលបានសារ សូមពិនិត្យបណ្តាញទូរស័ព្ទ រួចចុច "ផ្ញើកូដម្តងទៀត"។
ប្រសិនបើភ្លេចពាក្យសម្ងាត់ សូមចុចតំណ "ភ្លេចពាក្យសម្ងាត់" នៅលើទំព័រចូល។ ប្រព័ន្ធនឹងផ្ញើតំណកំណត់ពាក្យសម្ងាត់ថ្មីទៅកាន់អ៊ីមែលផ្លូវការ។ តំណនេះប្រើបានតែមួយដង និងផុតកំណត់ក្នុងរយៈពេលខ្លី។ ពេលកំណត់ពាក្យសម្ងាត់ថ្មី ត្រូវជ្រើសរើសពាក្យសម្ងាត់ដែលមានប្រវែងយ៉ាងតិច ៨ តួអក្សរ ដោយមានទាំងអក្សរ លេខ និងនិមិត្តសញ្ញា។ ការបញ្ចូលពាក្យសម្ងាត់ខុសច្រើនដង នឹងធ្វើឲ្យគណនីត្រូវបានចាក់សោរដោយស្វ័យប្រវត្តិ។ ក្នុងករណីនេះ ត្រូវទាក់ទងផ្នែកព័ត៌មានវិទ្យាដើម្បីស្នើសុំដោះសោ ឬកំណត់ពាក្យសម្ងាត់ថ្មី។
អ្នកប្រើប្រាស់ត្រូវចាកចេញពីប្រព័ន្ធរាល់ពេលបញ្ចប់ការងារ ជាពិសេសនៅពេលប្រើកុំព្យូទ័ររួមគ្នា។ ការបិទទំព័ររុករកដោយមិនចាកចេញ មិនបិទសន្ទនាជាស្វ័យប្រវត្តិទេ។ លើសពីនេះ មិនត្រូវចែករំលែកពាក្យសម្ងាត់ដល់អ្នកដទៃ មិនត្រូវប្រើពាក្យសម្ងាត់ដដែលសម្រាប់ប្រព័ន្ធផ្សេង និងមិនត្រូវរក្សាទុកពាក្យសម្ងាត់ក្នុងកម្មវិធីរុករកសាធារណៈ។ ការផ្លាស់ប្តូរពាក្យសម្ងាត់តាមកាលកំណត់ ត្រូវបានណែនាំរៀងរាល់ ៣ ខែម្តង។ ប្រសិនបើសង្ស័យថាគណនីត្រូវបានប្រើដោយគ្មានការអនុញ្ញាត ត្រូវរាយការណ៍ជាបន្ទាន់ទៅផ្នែកព័ត៌មានវិទ្យា។
បន្ទាប់ពីចូលប្រព័ន្ធរួច អ្នកឃើញទំព័រដើមដែលមានម៉ឺនុយមេនៅខាងឆ្វេងដៃ។ ម៉ឺនុយនេះជាចំណុចចាប់ផ្តើមសម្រាប់រាល់ការមើលរបាយការណ៍។ សូមកុំភ័យនៅពេលឃើញម៉ឺនុយច្រើន — អ្នកគ្រាន់តែត្រូវការផ្នែក "របាយការណ៍" ដែលមានរូបតំណាងក្រាហ្វ ឬតារាង។
ពេលចុចលើផ្ទាំង "របាយការណ៍" ប្រព័ន្ធនឹងបង្ហាញបញ្ជីប្រភេទរបាយការណ៍ ដូចជា៖ លក់ ស្តុក ទិញ និងហិរញ្ញវត្ថុ។ កុំច្រឡំថានេះជាទិន្នន័យភ្លាម — វាគ្រាន់តែជាបញ្ជីសម្រាប់ជ្រើសរើសប្រភេទប៉ុណ្ណោះ។ ឧទាហរណ៍ បើអ្នកចង់ដឹងពីការលក់ប្រចាំខែ សូមចុចលើ "របាយការណ៍លក់"។ ប្រព័ន្ធនឹងនាំអ្នកទៅកាន់ទំព័រដែលមានតារាងទិន្នន័យ និងរបារឧបករណ៍នៅខាងលើ។ នៅដំណាក់កាលនេះ កុំបារម្ភពីតម្រង ឬកាលបរិច្ឆេទ — អ្នកនឹងរៀនលម្អិតក្នុងមេរៀនបន្ទាប់។
ការជ្រើសរើសប្រភេទត្រឹមត្រូវ អាស្រ័យលើសំណួរដែលអ្នកចង់ឆ្លើយ។ បើសំណួរគឺ "លក់បានប៉ុន្មាន?" ជ្រើសរបាយការណ៍លក់។ បើសំណួរគឺ "ស្តុកនៅសល់ប៉ុន្មាន?" ជ្រើសរបាយការណ៍ស្តុក។ ការជ្រើសរើសខុសអាចធ្វើឱ្យអ្នកមើលទិន្នន័យមិនត្រូវគ្នា ហើយខ្ជះខ្ជាយពេលវេលា។ បើមិនច្បាស់ សូមសួរអ្នកគ្រប់គ្រងប្រព័ន្ធ ឬមើលការពន្យល់បន្ថែមក្នុងជំពូកទីពីរនៃសៀវភៅនេះ។
ប្រសិនបើបញ្ជីវែងពេក អ្នកអាចប្រើប្រអប់ស្វែងរកក្នុងម៉ឺនុយ ដោយវាយឈ្មោះរបាយការណ៍ត្រង់ៗ។ ប្រព័ន្ធមេឃាក៏មានប៊ូតុង "មើលថ្មីៗ" ដែលបង្ហាញរបាយការណ៍ដែលអ្នកបានបើកកន្លងមក — ងាយស្រួលសម្រាប់ការងារប្រចាំថ្ងៃ ព្រោះអ្នកមិនចាំបាច់ស្វែងរកពីដើមរាល់ពេលទេ។
ចំណុចសំខាន់មួយទៀត៖ រាល់របាយការណ៍ដែលអ្នកជ្រើសរើស ត្រូវបានបង្ហាញជារូបិយប័ណ្ណរៀល (KHR) ដោយស្វ័យប្រវត្តិ។ នេះធ្វើឱ្យការប្រៀបធៀបលេខរវាងរបាយការណ៍ងាយស្រួល ព្រោះអ្នកមិនចាំបាច់បម្លែងរូបិយប័ណ្ណដោយខ្លួនឯង។ សូមចងចាំថា ការចុចចូលទៅក្នុងរបាយការណ៍មិនធ្វើឱ្យខូចទិន្នន័យដើមឡើយ — អ្នកអាចរុករកបានដោយសេរី ហើយតែងតែអាចត្រឡប់ទៅម៉ឺនុយមេវិញបាន។
ការកំណត់តម្រងឲ្យត្រឹមត្រូវជំហានដំបូងនៃការអានរបាយការណ៍ឲ្យមានប្រយោជន៍។ នៅក្នុងប្រព័ន្ធមេឃា តម្រងសំខាន់ៗមាន៖ កាលបរិច្ឆេទ សាខា ប្រភេទផលិតផល វិធីទូទាត់ និងប្រភេទអតិថិជន។
កាលបរិច្ឆេទជាតម្រងដែលអ្នកគួរកំណត់មុនគេ។ ប្រព័ន្ធផ្តល់ជម្រើសរហ័សដូចជា «ថ្ងៃនេះ» «ម្សិលមិញ» «៧ថ្ងៃចុងក្រោយ» «ខែនេះ» «ខែមុន» និង «ឆ្នាំនេះ»។ បើអ្នកចង់កំណត់តាមខ្លួនឯង ជ្រើសរើសកាលពីថ្ងៃណាដល់ថ្ងៃណា។ សូមចងចាំថាប្រព័ន្ធរាប់បញ្ចូលទាំងថ្ងៃចាប់ផ្តើមនិងថ្ងៃបញ្ចប់។ ឧទាហរណ៍ កំណត់ពីថ្ងៃទី១ ដល់ទី១៥ មានន័យថារាប់បញ្ចូលទិន្នន័យ១៥ថ្ងៃ។
តម្រងសាខាអនុញ្ញាតឲ្យអ្នកមើលរបាយការណ៍តាមទីតាំងនីមួយៗ។ បើអ្នកជាអ្នកគ្រប់គ្រងថ្នាក់កណ្តាល អ្នកអាចជ្រើស «ទាំងអស់» ដើម្បីមើលរូបភាពរួម រួចតម្រងតាមសាខាដើម្បីប្រៀបធៀប។ តម្រងផ្សេងទៀតដូចជាប្រភេទផលិតផល ឬវិធីទូទាត់ ជួយអ្នកឆ្លើយសំណួរជាក់លាក់ដូចជា «តើការលក់តាមកាតឥណទានមានប៉ុន្មានក្នុងខែនេះ?»។
ការប្រៀបធៀបតាមកាលកំណត់៖ ប្រព័ន្ធមេឃាអនុញ្ញាតឲ្យអ្នកជ្រើសរើស «ប្រៀបធៀបជាមួយរយៈពេលមុន»។ ពេលបើកមុខងារនេះ របាយការណ៍នឹងបង្ហាញទិន្នន័យនៃរយៈពេលបច្ចុប្បន្ន និងរយៈពេលមុនស្មើគ្នា ព្រមទាំងភាពខុសគ្នាជាភាគរយ។ ឧទាហរណ៍ កាលណាអ្នកជ្រើសខែមករា ហើយបើកការប្រៀបធៀប ប្រព័ន្ធនឹងបង្ហាញទិន្នន័យខែធ្នូដោយស្វ័យប្រវត្តិ។
ចំណាំសំខាន់៖ តម្រងដែលអ្នកកំណត់មានឥទ្ធិពលលើគ្រប់តារាង និងក្រាហ្វក្នុងទំព័រតែមួយ។ ដូច្នេះ បើលេខក្នុងរបាយការណ៍មើលទៅមិនសមហេតុផល សូមពិនិត្យតម្រងរបស់អ្នកជាមុនសិន។
ប្រព័ន្ធមេឃាមានរបាយការណ៍ច្រើនប្រភេទ ប៉ុន្តែអ្នកមិនចាំបាច់ចេះទាំងអស់នោះទេ។ សូមចាប់ផ្តើមពីការដឹងថា របាយការណ៍នីមួយៗឆ្លើយសំណួរអាជីវកម្មអ្វី ទើបពេលត្រូវការចម្លើយ អ្នកអាចបើកបានភ្លាម ដោយមិនខាតពេលស្វែងរកក្នុងតារាងដែលមិនទាក់ទង។ របាយការណ៍សំខាន់ៗចែកជាពីរក្រុមធំ៖ ក្រុមប្រតិបត្តិការ (លក់ ស្តុក ទិញ) បង្ហាញពីចលនាទំនិញ និងក្រុមហិរញ្ញវត្ថុ (គណនីទទួល គណនីត្រូវបង់) បង្ហាញពីស្ថានភាពលុយ។ តារាងខាងក្រោមសង្ខេបគោលបំណងនៃរបាយការណ៍នីមួយៗ៖
| ប្រភេទរបាយការណ៍ | ឆ្លើយសំណួរអ្វី | ពេលណាគួរប្រើ |
|---|---|---|
| របាយការណ៍លក់ | លក់បានប៉ុន្មាន ទៅនរណា នៅតំបន់ណា ផលិតផលណាលក់ដាច់ | ពិនិត្យសមិទ្ធផលប្រចាំខែ ប្រៀបធៀបជាមួយគោលដៅ កំណត់ទំនិញលក់ដាច់ និងយឺត |
| របាយការណ៍ស្តុក | ទំនិញនៅសល់ប៉ុន្មាន មួយណាជាប់ស្តុកយូរ | រៀបចំផែនការបញ្ជាទិញ កាត់បន្ថយស្តុកលើស ចៀសវាងទំនិញដាច់ |
| របាយការណ៍ទិញ | ទិញចូលប៉ុន្មាន តម្លៃទិញពីអ្នកផ្គត់ផ្គង់នីមួយៗ | ចរចាតម្លៃ ប៉ាន់ថ្លៃដើមទំនិញ វាយតម្លៃអ្នកផ្គត់ផ្គង់ |
| របាយការណ៍គណនី | អតិថិជនជំពាក់ប៉ុន្មាន យើងត្រូវបង់អ្នកណាប៉ុន្មាន | តាមដានការទូទាត់ រៀបចំសាច់ប្រាក់រត់ សម្រេចលក់តាមឥណទាន |
| របាយការណ៍សង្ខេប | ស្ថានភាពទូទៅនៃអាជីវកម្មក្នុងទំព័រតែមួយ | ប្រជុំត្រីមាស បង្ហាញអ្នកគ្រប់គ្រង សម្រាប់ការសម្រេចចិត្តធំ |
របាយការណ៍លក់ជារបាយការណ៍ដែលមើលញឹកញាប់ជាងគេ ព្រោះវាបង្ហាញចំណូលជារូបិយប័ណ្ណរៀល ចែកតាមផលិតផល អតិថិជន អ្នកលក់ និងខេត្ត។ របាយការណ៍ស្តុកវិញ ផ្តោតលើចំនួន និងអាយុស្តុក ដើម្បីកុំឱ្យលុយជាប់នៅក្នុងទំនិញច្រើនពេក។ របាយការណ៍គណនីជួយឱ្យអ្នកគ្រប់គ្រងដឹងថា ត្រូវដាក់សម្ពាធលើអតិថិជនណាដើម្បីឱ្យបង់បំណុល មុនពេលបញ្ហាសាច់ប្រាក់កើតឡើង។
គន្លឹះសម្រាប់ជ្រើសរើសរបាយការណ៍៖
ពេលបើករបាយការណ៍ណាមួយក្នុងប្រព័ន្ធមេឃា អ្វីដែលអ្នកឃើញមុនគេគឺតារាងទិន្នន័យ។ ការអានតារាងឱ្យចំគឺមិនមែនគ្រាន់តែមើលលេខនោះទេ ប៉ុន្តែត្រូវយល់ថាជួរនីមួយៗ និងសសរនីមួយៗតំណាងឱ្យអ្វីខ្លះ។
ជួរនីមួយៗក្នុងតារាងតំណាងឱ្យអង្គភាពរបាយការណ៍មួយ។ អង្គភាពនេះអាស្រ័យលើប្រភេទរបាយការណ៍ដែលអ្នកកំពុងមើល៖
នៅខាងឆ្វេងតារាង តែងតែមានសសរសម្រាប់កំណត់អត្តសញ្ញាណ ដូចជាលេខកូដ និងឈ្មោះ។ ចាប់ពីសសរនេះទៅស្ដាំ គឺជាលេខដែលត្រូវអាន។
| សសរ | អត្ថន័យ | ឧទាហរណ៍ |
|---|---|---|
| បរិមាណ | ចំនួនឯកតាដែលបានលក់ ឬចែកចាយ | ១,២០០ កេស |
| តម្លៃលក់សុទ្ធ | ចំណូលបន្ទាប់ពីដកបញ្ចុះតម្លៃ និងការបង្វិលសង | ១២,០០០,០០០ រៀល |
| ថ្លៃដើម | ថ្លៃទិញចូល រួមទាំងថ្លៃដឹកជញ្ជូន និងពន្ធ | ៨,៤០០,០០០ រៀល |
| រឹមចំណេញ | តម្លៃលក់សុទ្ធ ដក ថ្លៃដើម | ៣,៦០០,០០០ រៀល |
| អត្រារឹម | រឹមចំណេញ ចែកនឹង តម្លៃលក់សុទ្ធ គុណ ១០០ | ៣០% |
សសរខ្លះប្រព័ន្ធគណនាឱ្យស្វ័យប្រវត្តិ។ ឧទាហរណ៍ រឹមចំណេញ និងអត្រារឹម គឺបានមកពីតម្លៃលក់សុទ្ធ និងថ្លៃដើម។ អ្នកមិនចាំបាច់គណនាឡើងវិញទេ ប៉ុន្តែត្រូវដឹងថាលេខនោះមកពីណា ដើម្បីកុំឱ្យយល់ច្រឡំ។
គន្លឹះសំខាន់៖ ពេលឃើញលេខមួយដែលមើលទៅខុសពីធម្មតា សូមត្រឡប់ទៅមើលឈ្មោះជួរ និងសសររបស់វាវិញ។ ឧទាហរណ៍ បរិមាណ ២០០ កេស និងតម្លៃ ២០០,០០០ រៀល គឺខុសគ្នាច្រើន។ អ្នកត្រូវតែប្រាកដថាបានអានលើសសរត្រឹមត្រូវ ទើបអាចបកស្រាយទិន្នន័យបានត្រឹមត្រូវ។
នៅពេលបើករបាយការណ៍ក្នុងប្រព័ន្ធមេឃា លេខដែលអ្នកឃើញច្រើនតែស្ថិតក្នុងទម្រង់មួយក្នុងចំណោមបីគឺ តម្លៃសរុប អត្រាភាគរយ និងសមាមាត្រ។ ការយល់ពីអត្ថន័យនីមួយៗ ជួយកុំឱ្យអ្នកអានលេខខុស ជាពិសេសពេលប្រៀបធៀបប្រចាំខែ ឬប្រចាំត្រីមាស។
តម្លៃសរុប ជាចំនួនបូករួមនៃទិន្នន័យទាំងអស់ក្នុងជួរឈរ ឬតារាង ដូចជា បរិមាណលក់សរុប ឬចំណាយសរុប គិតជារៀល(KHR)។ វាបង្ហាញទំហំការងារ តែមិនប្រាប់ពីនិន្នាការល្អ ឬអាក្រក់ទេ។
អត្រាភាគរយ មានន័យពីរ។ ទីមួយ បង្ហាញចំណែករបស់ផ្នែកណាមួយធៀបនឹងសរុប ដូចជា ក្រុមភេសជ្ជៈមាន៣០% នៃការលក់ទាំងអស់។ ទីពីរ បង្ហាញការប្រែប្រួលរវាងពីរពេល ដូចជា ការលក់កើន២៥% ធៀបនឹងខែមុន។ រូបមន្តសាមញ្ញគឺ (តម្លៃថ្មី – តម្លៃចាស់) ÷ តម្លៃចាស់ × ១០០។
សមាមាត្រ ជាការប្រៀបធៀបតម្លៃពីរដែលទាក់ទងគ្នា ដូចជា សមាមាត្រចំណូលសារពើភ័ណ្ឌ ឬចំណាយប្រតិបត្តិការធៀបនឹងចំណូល។ វាសរសេរជាដង (ដូចជា ២ដង) ឬ X:Y មិនមែនជាភាគរយទេ ហើយល្អសម្រាប់វាស់ប្រសិទ្ធភាព។
កុំភ្លេច៖ ភាគរយធំលើមូលដ្ឋានតូច អាចមានតម្លៃតិចជាងភាគរយតូចលើមូលដ្ឋានធំ។ ដូច្នេះ ត្រូវមើលលេខទាំងបីប្រភេទជាមួយគ្នា ទើបសន្និដ្ឋានបានត្រឹមត្រូវ។
មុននឹងបកស្រាយលេខក្នុងរបាយការណ៍ សូមកុំរំលងផ្នែកលេខយោង ឬកំណត់ចំណាំខាងក្រោមតារាង។ ផ្នែកនេះប្រាប់អ្នកពីកន្លែងដែលទិន្នន័យមកពី វិធីគណនា និងអ្វីដែលត្រូវបានដកចេញពីតួលេខ។ បើគ្មានការអានចំណាំទេ អ្នកអាចសន្និដ្ឋានខុសពីអត្ថន័យពិត។
ពេលអ្នកឃើញតម្លៃលក់ប្រចាំខែធ្លាក់ចុះ ២០% កុំភ័យភ្លាមៗ។ សូមពិនិត្យលេខយោងជាមុន។ ឧទាហរណ៍ បើមានកំណត់ចំណាំថា "សម្រាប់ខែនេះ មិនរាប់បញ្ចូលការលក់ទៅឱ្យអតិថិជនធំមួយ ព្រោះបិទរដូវស្តុក" នោះការធ្លាក់ចុះមិនមែនជាបញ្ហាប្រតិបត្តិការទេ គឺគ្រាន់តែជាការផ្លាស់ប្តូរវិសាលភាព។ ដូចគ្នានេះ ពេលប្រៀបធៀបប្រចាំត្រីមាស ត្រូវពិនិត្យមើលថាតើរបាយការណ៍នៃត្រីមាសនីមួយៗប្រើប្រភពដូចគ្នាដែរឬទេ។ បើត្រីមាសមុនរាប់បញ្ចូលការលក់ក្រៅប្រព័ន្ធ តែត្រីមាសនេះមិនរាប់ ការប្រៀបធៀបនឹងខុស។
រឿងមួយទៀតដែលគេតែងភ្លេច គឺលេខយោងអំពីអត្រាប្តូរប្រាក់ ឬអតិផរណា។ ប្រសិនបើរបាយការណ៍បង្ហាញជារៀល តែទំនិញនាំចូលត្រូវបង់ជាដុល្លារ កំណត់ចំណាំអាចពន្យល់ពីអត្រាប្តូរប្រាក់ដែលបានអនុវត្ត។ នេះជួយអ្នកយល់ថា តើការប្រែប្រួលតម្លៃមកពីអាជីវកម្មពិតប្រាកដ ឬមកពីអត្រាប្តូរប្រាក់។
គន្លឹះចុងក្រោយ៖ ចូរអានលេខយោងមុននឹងមើលលេខក្នុងតារាង។ ទម្លាប់នេះចំណាយពេលតិចជាងមួយនាទី ប៉ុន្តែការពារអ្នកពីការបកស្រាយខុស។ ពេលរៀបចំរបាយការណ៍សង្ខេបសម្រាប់អ្នកគ្រប់គ្រង សូមលើកយកចំណុចសំខាន់ពីលេខយោងមកបញ្ចូលផង ដើម្បីឱ្យអ្នកសម្រេចចិត្តឃើញរូបភាពពេញលេញ មិនមែនត្រឹមតែតួលេខស្ងួតនោះទេ។
គោលដៅដូចជា «បង្កើនការលក់» ឬ «កាត់បន្ថយថ្លៃដឹកជញ្ជូន» ជាទិសដៅល្អ ប៉ុន្តែពេលបើករបាយការណ៍ក្នុងប្រព័ន្ធមេឃា អ្នកនៅតែមិនដឹងថាត្រូវសម្លឹងមើលលេខមួយណា។ ការបកប្រែគោលដៅទៅជាសូចនាករសំខាន់ៗ ធ្វើតាម៤ជំហានខាងក្រោម។
ឧទាហរណ៍ការបកប្រែសម្រាប់ក្រុមហ៊ុនម៉ាយ៉ាកុ៖
| គោលដៅអាជីវកម្ម | KPI លទ្ធផល | KPI សកម្មភាព |
|---|---|---|
| ពង្រីកវត្តមានទីផ្សារនៅខេត្តបាត់ដំបង | ចំណូលប្រចាំខែគិតជារៀល | ចំនួនហាងលក់ដុំថ្មីដែលចាប់ផ្តើមទិញ |
| បង្កើនប្រសិទ្ធភាពដឹកជញ្ជូន | ថ្លៃដឹកជញ្ជូនសរុបក្នុងមួយខែ | ចំនួនគីឡូម៉ែត្រទទេក្នុងមួយសប្តាហ៍ |
ជាចុងក្រោយ សូមកុំជ្រើសរើស KPI ច្រើនពេក។ សម្រាប់គោលដៅនីមួយៗ ចូរតាមដានតែ ៣–៥ សូចនាករដែលឆ្លើយសំណួរសម្រេចចិត្តផ្ទាល់របស់អ្នកគ្រប់គ្រង។ នៅពេលដែលតម្លៃ KPI ផ្លាស់ប្តូរ អ្នកនឹងដឹងភ្លាមថាគោលដៅកំពុងដំណើរការល្អ ឬត្រូវកែសម្រួលផែនការ។
សូចនាករនីមួយៗត្រូវការរូបមន្តគណនាច្បាស់លាស់ និងប្រភពទិន្នន័យជាក់លាក់។ រូបមន្តប្រាប់ពីរបៀបគណនា រីឯប្រភពទិន្នន័យប្រាប់ថាតម្លៃណាខ្លះត្រូវបញ្ចូល។ ជំហានដំបូងគឺកំណត់ថាតម្លៃណាពាក់ព័ន្ធ។ ឧទាហរណ៍ ចំណូលសរុបគណនាពីបរិមាណលក់គុណនឹងតម្លៃលក់ មិនមែនយកតម្លៃសរុបដែលបង្ហាញលើរបាយការណ៍ផ្ទាល់ទេ ព្រោះតម្លៃសរុបនោះអាចរួមបញ្ចូលពន្ធ ឬការបញ្ចុះតម្លៃ។
តារាងខាងក្រោមជារូបមន្ត និងប្រភពសម្រាប់សូចនាករសំខាន់ៗរបស់ក្រុមហ៊ុនម៉ាយ៉ាកុ៖
| សូចនាករ | រូបមន្ត | ប្រភពទិន្នន័យ |
|---|---|---|
| ចំណូលសរុប | បរិមាណលក់ × តម្លៃលក់ | តារាង Sales Transactions |
| ប្រាក់ចំណេញដុល | ចំណូលសរុប − ថ្លៃទំនិញលក់ | តារាង Sales, Purchases, Inventory |
| អត្រាកំណើនប្រចាំខែ | (តម្លៃខែនេះ − តម្លៃខែមុន) ÷ តម្លៃខែមុន × 100 | របាយការណ៍លក់ប្រចាំខែ |
| សមាមាត្រស្តុក | ថ្លៃទំនិញលក់ ÷ ស្តុកមធ្យម | តារាង Inventory Movement |
ប្រភពទិន្នន័យក្នុងប្រព័ន្ធមេឃា មិនមែនជាឈ្មោះរបាយការណ៍ដែលអ្នកឃើញលើអេក្រង់ទេ គឺជាតារាងដើមដែលរបាយការណ៍នោះទាញយកទិន្នន័យ។ បើតារាងណាមួយមិនមាន ត្រូវកំណត់វិធីប៉ាន់ស្មាន ឬស្វែងរកប្រភពខាងក្រៅ ហើយកត់ត្រាទុកក្នុង Data Dictionary។
រូបមន្តទាំងអស់ត្រូវបញ្ជាក់ឯកតារង្វាស់ផង ដូចជារៀល ភាគរយ ឬដង។ ចំណូលសរុបគិតជារៀល អត្រាកំណើនគិតជាភាគរយ សមាមាត្រស្តុកគិតជាដង។ ការសរសេរឯកតាឲ្យច្បាស់ ជួយកុំឲ្យមានការភាន់ច្រឡំពេលអានរបាយការណ៍។
ត្រូវកំណត់លំដាប់នៃការគណនាផងដែរ។ គណនាចំណូលសរុបមុន បន្ទាប់មកថ្លៃទំនិញលក់ រួចទើបប្រាក់ចំណេញដុល។ បើគណនាផ្ទុយលំដាប់ លទ្ធផលនឹងខុស។ ម្យ៉ាងទៀត ត្រូវកំណត់លក្ខខណ្ឌរួមបញ្ចូលឲ្យច្បាស់ ដូចជារាប់តែការលក់ដែលបានបញ្ចប់ មិនរាប់ការប្រគល់ទំនិញវិញ ឬវិក្កយបត្រដែលត្រូវបានលុបចោល។
ដើម្បីប្រាកដថារូបមន្តត្រឹមត្រូវ សូមធ្វើតេស្តជាមួយទិន្នន័យពិតពីខែមុន ដោយគណនាដោយដៃ ហើយប្រៀបធៀបជាមួយតម្លៃដែលប្រព័ន្ធគណនាឲ្យ។ បើខុសគ្នា ត្រូវពិនិត្យតម្រង កាលបរិច្ឆេទ ឬការកាត់ចេញដូចជាការប្រគល់ទំនិញវិញ។
ចុងក្រោយ រាល់រូបមន្តត្រូវមានម្ចាស់ទទួលខុសត្រូវ និងកាលបរិច្ឆេទកែប្រែចុងក្រោយ ដើម្បីងាយស្រួលតាមដានពេលមានការផ្លាស់ប្តូរប្រព័ន្ធ ឬគោលការណ៍ក្រុមហ៊ុន។
តម្លៃគោល គឺជាលេខដែលអ្នកកំណត់ឱ្យសូចនាករនីមួយៗ ដើម្បីវាស់ថាតើលទ្ធផលពិតបានសម្រេចដូចការគ្រោងទុកឬអត់។ កម្រិតដាស់តឿន ជាចំណុចដែលប្រព័ន្ធមេឃានឹងបង្ហាញសញ្ញាព្រមាន នៅពេលតម្លៃពិតចាប់ផ្តើមខុសពីគោលដៅ។ ទាំងពីរនេះត្រូវកំណត់ដោយផ្អែកលើទិន្នន័យជាក់ស្តែង មិនមែនការស្មាននោះទេ។
ឧទាហរណ៍សម្រាប់សូចនាករអត្រាស្តុកអស់៖ ទិន្នន័យ ៦ ខែមុនបង្ហាញអត្រាមធ្យម 4%។ អ្នកគ្រប់គ្រងកំណត់គោលដៅត្រីមាសនេះត្រឹម 2%។ ដូច្នេះកម្រិតដាស់តឿនអាចដាក់លឿងនៅ 3% និងក្រហមនៅ 5%។ នៅពេលរបាយការណ៍សម្តែងអត្រា 3.5% អ្នកដឹងភ្លាមថាត្រូវពិនិត្យស្តុក និងរកមូលហេតុ។
ចំណុចសំខាន់៖ ត្រូវពិនិត្យតម្លៃគោល និងកម្រិតដាស់តឿនឡើងវិញរៀងរាល់ត្រីមាស។ បើកំណត់តឹងពេក អ្នកនឹងឃើញសញ្ញាព្រមានស្ទើរតែរាល់ខែ ធ្វើឱ្យបាត់បង់ការផ្តោតអារម្មណ៍។ បើធូរពេក បញ្ហាអាចកើតឡើងយូរមុនពេលរកឃើញ។ ដូច្នេះ ត្រូវសង្កេតលទ្ធផលជាក់ស្តែងមួយទៅពីរខែ រួចកែតម្រូវបើចាំបាច់។
កុំភ្លេចថាតម្លៃគោលសម្រាប់សូចនាករហិរញ្ញវត្ថុត្រូវសរសេរជារូបិយប័ណ្ណរៀល (KHR)។ សម្រាប់សូចនាករបរិមាណ ឬភាគរយ អាចកំណត់ជាចំនួនគត់ ឬអត្រាភាគរយតាមលក្ខណៈសូចនាករនោះ។
នៅក្នុងរបាយការណ៍ប្រចាំខែរបស់ប្រព័ន្ធមេឃា អ្នកនឹងឃើញតម្លៃនៃខែបច្ចុប្បន្ន ដាក់ផ្ទាល់ជាមួយតម្លៃនៃខែមុន រួមទាំងភាពខុសគ្នាជារៀល និងជាភាគរយ។ ការប្រៀបធៀបនេះជាវិធីលឿនបំផុត ដើម្បីដឹងថាស្ថានភាពលក់ និងចំណាយកំពុងកើន ឬថយ មុនពេលរបាយការណ៍ត្រីមាសបញ្ចប់។
ពេលអានលេខ សូមមើលតាមលំដាប់នេះ៖
ប៉ុន្តែកុំសន្និដ្ឋានភ្លាមៗនៅពេលឃើញលេខឡើង ឬចុះ។ ត្រូវពិនិត្យកត្តាបីមុននឹងបកស្រាយ៖
ការប្រុងប្រយ័ត្នមួយទៀត គឺបញ្ហា "មូលដ្ឋានតូច" (small base)។ បើខែមុនលក់បានត្រឹម ៥លានរៀល ហើយខែនេះ ១០លានរៀល ភាគរយកើនដល់ ១០០% ប៉ុន្តែទឹកប្រាក់តូចនៅឡើយ។ កុំយកភាគរយនេះទៅរាយការណ៍ថាជោគជ័យធំ។ ផ្ទុយទៅវិញ ចូរមើលទាំងលេខរៀល និងភាគរយជាមួយគ្នាជានិច្ច។
នៅពេលឃើញការប្រែប្រួលលើសពី ១០% សូមចុចចូលមើលលម្អិតតាមផលិតផល ឬតាមក្រុមអតិថិជន ដើម្បីដឹងថាការផ្លាស់ប្តូរនោះមកពីទំហំលក់ (បរិមាណ) ឬមកពីតម្លៃលក់។ បន្ទាប់មក សួរខ្លួនឯងថា តើការប្រែប្រួលនេះជានិន្នាការ ឬជាហេតុការណ៍តែម្ដង ហើយតើត្រូវកែសម្រួលផែនការស្តុក ឬការបញ្ជាទិញដែរឬទេ។
ការប្រៀបធៀបតម្លៃប្រចាំឆ្នាំជាមួយឆ្នាំមុន ជាវិធីដែលបង្ហាញពីកំណើនពិតរបស់ក្រុមហ៊ុន នៅពេលអាជីវកម្មមានរដូវកាល។ ម៉ាយ៉ាកុមានទំនិញលក់ដាច់ខ្លាំងនៅពេលបុណ្យចូលឆ្នាំ បុណ្យភ្ជុំបិណ្ឌ និងពេលបើកសាលារៀន។ បើយកខែមេសាឆ្នាំនេះទៅប្រៀបជាមួយខែមីនាឆ្នាំនេះ លេខប្រហែលជាខុសគ្នាច្រើនដោយសាររដូវកាល មិនមែនដោយសារប្រសិទ្ធភាពការងារឡើយ។ ការប្រៀបធៀបជាមួយរយៈពេលដូចគ្នាឆ្នាំមុន ជួយលុបឥទ្ធិពលរដូវកាលនេះចេញ ហើយបង្ហាញថាអាជីវកម្មរីកចម្រើន ឬថយចុះ។
ក្នុងប្រព័ន្ធមេឃា ការប្រៀបធៀបនេះធ្វើដោយស្វ័យប្រវត្តិ៖
រូបមន្តដែលប្រព័ន្ធប្រើគឺ៖ (តម្លៃឆ្នាំនេះ − តម្លៃឆ្នាំមុន) ÷ តម្លៃឆ្នាំមុន × ១០០។ ឧទាហរណ៍៖
| សូចនាករ | ឆ្នាំនេះ | ឆ្នាំមុន | ប្រែប្រួល | ប្រែប្រួល (%) |
|---|---|---|---|---|
| ចំណូលសរុប | ១,២០០,០០០,០០០ រៀល | ១,០០០,០០០,០០០ រៀល | +២០០,០០០,០០០ រៀល | +២០% |
| ចំនួនបញ្ជីទិញ | ២,០៤០ | ១,៧០០ | +៣៤០ | +២០% |
លេខវិជ្ជមានបង្ហាញថាកើនឡើង លេខអវិជ្ជមានបង្ហាញថាធ្លាក់ចុះ។ ប៉ុន្តែមុននឹងរាយការណ៍បន្ត សូមពិនិត្យលក្ខខណ្ឌបីយ៉ាង៖ ទីមួយ តើទិន្នន័យឆ្នាំមុនមានពេញលេញឬទេ? បើខ្វះខែណាមួយ ការប្រៀបធៀបនឹងខុស។ ទីពីរ តើមានការប្តូរតម្លៃលក់ ឬបន្ថែម/ដកប្រភេទផលិតផលដែរឬទេ? បើមាន ភាគរយនឹងមិនឆ្លុះបញ្ចាំងពីប្រសិទ្ធភាពក្រុមលក់សុទ្ធសាធទេ។ ទីបី បើតម្លៃឆ្នាំមុនតូចខ្លាំង ភាគរយអាចឡើងរាប់រយ ដូច្នេះត្រូវមើលភាពខុសគ្នាជាចំនួនទឹកប្រាក់ជាមួយគ្នាផងដែរ។
គន្លឹះសម្រាប់ការសម្រេចចិត្ត៖ ការប្រៀបធៀបប្រចាំឆ្នាំមានអត្ថប្រយោជន៍ជាងការប្រៀបធៀបប្រចាំខែ នៅពេលអ្នកចង់វាយតម្លៃផែនការលក់ទាំងមូល។ យកលទ្ធផលពីដើមឆ្នាំដល់បច្ចុប្បន្ន មកប្រើក្នុងរបាយការណ៍សង្ខេបប្រចាំត្រីមាស ហើយភ្ជាប់ជាមួយការពន្យល់ខ្លីពីមូលហេតុ ដើម្បីឱ្យអ្នកគ្រប់គ្រងសម្រេចចិត្តបានលឿន។
ការប្រៀបធៀបខែនេះជាមួយខែមុនអាចបំភាន់ភ្នែក បើមិនបានគិតពីរដូវកាល។ អាជីវកម្ម FMCG របស់ម៉ាយ៉ាកុតែងតែជួបការឡើងចុះជារង្វង់រៀងរាល់ឆ្នាំ៖ លក់ខ្លាំងមុនបុណ្យចូលឆ្នាំខ្មែរ ភ្ជុំបិណ្ឌ និងបុណ្យទូកង ហើយអាចធ្លាក់ចុះបន្ទាប់ពីបុណ្យ ឬក្នុងរដូវវស្សាដែលការដឹកជញ្ជូនទៅកាន់ខេត្តពិបាក។ បើអ្នកមើលតែពីខែមុន ការធ្លាក់ចុះក្នុងខែណាមួយអាចមើលទៅដូចជាបញ្ហាធំ ប៉ុន្តែតាមពិតវាគ្រាន់តែជាចង្វាក់រដូវកាលដែលកើតឡើងដដែលៗរៀងរាល់ឆ្នាំ។ ដូច្នេះ ចូរប្រើទិន្នន័យប្រវត្តិយ៉ាងតិច ២ ទៅ ៣ ឆ្នាំ ដើម្បីសម្គាល់រដូវកាល។
ឧបមាថាការលក់មធ្យមប្រចាំខែទាំងអស់គឺ ៤០០លានរៀល ហើយមធ្យមខែមេសាគឺ ៥៦០លានរៀល។ សន្ទស្សន៍ខែមេសា = ៥៦០ ÷ ៤០០ = ១.៤ មានន័យថាខែនេះលក់បាន ៤០% លើសធម្មតា។ បើឆ្នាំនេះខែមេសាលក់បាន ៥៥០លាន វាពុំមែនជាការធ្លាក់ចុះខ្លាំងទេ ផ្ទុយទៅវិញវាជិតនឹងគោលរដូវកាលធម្មតា។
យកសន្ទស្សន៍នេះទៅប្រើក្នុងការរៀបចំផែនការ៖ បង្កើនស្តុក និងកម្លាំងលក់មុនខែកំពូល រៀបចំកម្មវិធីផ្សព្វផ្សាយឱ្យសមនឹងរដូវ ហើយត្រូវប្រុងប្រយ័ត្នតែនៅពេលលទ្ធផលខុសពីសន្ទស្សន៍ចាស់ ទើបចាប់ផ្តើមស៊ើបអង្កេតមូលហេតុដូចជាសកម្មភាពដៃគូប្រកួត ការប្រែប្រួលតម្លៃ ឬបញ្ហាផ្គត់ផ្គង់។
ការប្រុងប្រយ័ត្ន៖ កុំប្រើទិន្នន័យត្រឹមតែ ១ ឆ្នាំ ព្រោះព្រឹត្តិការណ៍មិនប្រក្រតីដូចជាជំងឺរាតត្បាត ឬការកែតម្លៃធំៗអាចធ្វើឱ្យការសន្និដ្ឋានខុស។ បើអាច ចូរប្រៀបធៀបខែនេះជាមួយខែដូចគ្នាកាលពី ២ ឆ្នាំមុន ដើម្បីបញ្ជាក់ថាលំនាំរដូវកាលនៅតែមានដូចដើម។
របាយការណ៍ប្រចាំខែរបស់ម៉ាយ៉ាកុតែងតែឡើងចុះ មិនមែនសុទ្ធតែបណ្តាលមកពីអាជីវកម្មប្រែប្រួលពិតប្រាកដនោះទេ ប៉ុន្តែមកពីកត្តាមួយភ្លែតដូចជា កាលវិភាគដឹកទំនិញ ការផ្សព្វផ្សាយ ឬការស្តុកទុកមុនរបស់អតិថិជន។ បើអ្នកមើលតែលេខខែណាមួយ អ្នកអាចសន្និដ្ឋានខុស។ មធ្យមភាគផ្លាស់ទីជាវិធីសាមញ្ញមួយ ដើម្បីបំបាត់សំឡេងរំខាននេះ ហើយមើលឃើញទិសដៅពិតរបស់និន្នាការ។
វិធីគណនា៖ យកតម្លៃលក់ ៣ ខែជាប់គ្នាមកបូក ចែកនឹង ៣ រួចរំកិលបង្អួចទៅមុខមួយខែ គណនាម្តងទៀត។ ឧទាហរណ៍ ទិន្នន័យលក់ (លានរៀល) នៃក្រុមអ្នកលក់មួយ៖
| ខែ | លក់ជាក់ស្តែង | មធ្យមភាគផ្លាស់ទី ៣ខែ |
|---|---|---|
| មករា | ១២០ | — |
| កុម្ភៈ | ៩០ | — |
| មីនា | ១៥០ | (១២០+៩០+១៥០)÷៣ = ១២០ |
| មេសា | ១៤០ | (៩០+១៥០+១៤០)÷៣ ≈ ១២៧ |
| ឧសភា | ១៧០ | (១៥០+១៤០+១៧០)÷៣ ≈ ១៥៣ |
ខែកុម្ភៈលេខលក់ធ្លាក់មែន តែមធ្យមភាគផ្លាស់ទីមិនទាន់ធ្លាក់ ព្រោះវាទាញយកតម្លៃខែមីនាដែលខ្លាំងមកប៉ះប៉ូវ។ បន្ទាប់មក បន្ទាត់ឡើងពី ១២០ ទៅ ១២៧ ទៅ ១៥៣ បង្ហាញនិន្នាការកើនឡើងច្បាស់ជាងការមើលលេខខែនីមួយៗដាច់ដោយឡែក។
របាយការណ៍ក្នុងប្រព័ន្ធមេឃាផ្តល់តម្លៃសរុបប្រចាំខែជារៀល (KHR) រួចស្រេច។ អ្នកមិនចាំបាច់វាយលេខឡើងវិញទេ៖ នាំចេញរបាយការណ៍ទៅ Excel រួចបញ្ចូលរូបមន្ត =AVERAGE(...) លើកោសិកាបីជាប់គ្នា ហើយអូសចម្លងចុះ។ ធ្វើបែបនេះរាល់ខែ អ្នកទទួលបន្ទាត់និន្នាការរលូនសម្រាប់ដាក់ក្នុងរបាយការណ៍សង្ខេប។
មធ្យមភាគផ្លាស់ទីតែងតែដើរតាមក្រោយទិន្នន័យជាក់ស្តែង។ បើលក់ធ្លាក់ភ្លាមៗក្នុងខែមិថុនា មធ្យមភាគ ៣ខែនឹងនៅខ្ពស់ដដែល ព្រោះវារាប់បញ្ចូលខែមេសា និងឧសភាដែលខ្លាំង។ ដូច្នេះ ត្រូវមើលលេខធម្មតាផង ដើម្បីចាប់ការប្រែប្រួលភ្លាមៗ ហើយប្រើមធ្យមភាគសម្រាប់កំណត់ទិសដៅ។ កុំយកវាទៅកំណត់គោលដៅប្រចាំខែ ឬវាយតម្លៃបុគ្គលិកផ្ទាល់ ព្រោះវាជាតម្លៃយឺតយ៉ាវ មិនមែនជាគោលដៅអនុវត្តទេ។
នៅពេលរៀបចំរបាយការណ៍សង្ខេបប្រចាំខែ សូមភ្ជាប់បន្ទាត់មធ្យមភាគផ្លាស់ទីទៅក្នុងក្រាហ្វ ជាមួយលេខលក់ធម្មតា ហើយបញ្ជាក់ក្នុងមួយប្រយោគថា និន្នាការឡើង ចុះ ឬថេរ។ បើបន្ទាត់ឡើងជាប់ ៣ខែ អ្នកអាចស្នើបង្កើនការទិញចូល និងពង្រីកការដឹកជញ្ជូន។ បើចាប់ផ្តើមចុះ ស្នើប្រុងប្រយ័ត្នលើស្តុក និងការចំណាយលក់។ នេះជារបៀបដែលអ្នកគ្រប់គ្រងអាចសម្រេចចិត្តពីទិន្នន័យជាក់ស្តែង មិនមែនពីលេខឡើងចុះមួយខែៗនោះទេ។
សេចក្តីសង្ខេបប្រតិបត្តិមិនមែនជាកន្លែងសម្រាប់ចម្លងតារាងទាំងអស់នោះទេ។ គោលដៅគឺឱ្យអ្នកគ្រប់គ្រងចាប់ស្ថានភាពទូទៅរបស់ក្រុមហ៊ុនក្នុងរយៈពេលតិចជាងប្រាំនាទី ហើយដឹងថាត្រូវសួរសំណួរបន្ថែមត្រង់ណា។ ដូច្នេះការជ្រើសរើសទិន្នន័យត្រូវធ្វើដោយចេតនា មិនមែនយកមកទាំងអស់នោះទេ។
សូមចាប់ផ្តើមពីសូចនាករដែលជាប់នឹងគោលដៅប្រចាំខែ ឬត្រីមាសរបស់ក្រុមហ៊ុន។ សម្រាប់ម៉ាយ៉ាកុ ជាធម្មតារួមមាន៖
សូចនាករផ្សេងៗដូចជាចំនួនស្តុកខូច ឬទំនិញដើរលក់យឺត ទុកសម្រាប់តែពេលដែលវាមានឥទ្ធិពលផ្ទាល់ដល់លទ្ធផលខាងលើប៉ុណ្ណោះ។
អ្នកគ្រប់គ្រងមិនត្រូវការលេខដែលដំណើរការធម្មតាទេ។ ពួកគេត្រូវការចំណុចដែលខុសពីការរំពឹងទុក។ សូមមើលរបាយការណ៍ក្នុងប្រព័ន្ធមេឃា រួចរកជួរដែលគម្លាតពីគោលដៅលើសពី ១០% ឬខុសពីខែមុនខ្លាំង។ បើការលក់នៅប៉ោយប៉ែតធ្លាក់ចុះ ២០% តែទីផ្សារផ្សេងទៀតល្អ ចំណុចនេះត្រូវចូលក្នុងសេចក្តីសង្ខេប ព្រោះវាអាចត្រូវការសកម្មភាព។
លេខនៃខែតែមួយអាចបំភាន់បាន។ សូមប្រៀបធៀបយ៉ាងតិចបីខែ ឬបីត្រីមាសជាប់គ្នា ដើម្បីបង្ហាញទិសដៅ។ ឧទាហរណ៍ បើចំណូលខែនេះកើន ៥% ប៉ុន្តែបីខែមុនធ្លាក់ ២% រៀងរាល់ខែ នោះចំណុចសំខាន់គឺការឈប់ធ្លាក់ មិនមែនការកើន ៥% ទេ។
រក្សាទុកព័ត៌មានទាំងនេះក្នុងរបាយការណ៍លម្អិតសម្រាប់អ្នកដែលត្រូវការ មិនមែនដាក់ក្នុងសេចក្តីសង្ខេបនោះទេ។
នៅពេលបើករបាយការណ៍ក្នុងប្រព័ន្ធមេឃា សូមប្រៀបធៀបរយៈពេលបច្ចុប្បន្ន រយៈពេលមុន និងគោលដៅ។ បន្ទាប់មកជ្រើសតែជួរដេកដែលបង្ហាញសញ្ញាព្រមាន ឬឱកាស។ សេចក្តីសង្ខេបប្រតិបត្តិល្អគួរមានលេខសំខាន់មិនលើសពីប្រាំ ហើយលេខនីមួយៗត្រូវឆ្លើយយ៉ាងច្បាស់នូវសំណួរ៖ «តើវាប្រែប្រួលប៉ុន្មាន? តើវាសំខាន់ឬទេ? តើវាទាមទារការសម្រេចចិត្តឬទេ?» ទិន្នន័យណាដែលមិនអាចឆ្លើយសំណួរទាំងនេះបាន សូមទុកវាចោល។
របាយការណ៍នឹងមានតម្លៃតែនៅពេលដែលអ្នកអាចទាញចេញពីវានូវអ្វីដែលត្រូវធ្វើបន្ទាប់។ អនុសាសន៍មិនមែនជាការរៀបរាប់ទិន្នន័យឡើងវិញទេ គឺជាសំណើរច្បាស់លាស់ដែលភ្ជាប់ភស្តុតាងពីរបាយការណ៍ទៅនឹងសកម្មភាពដែលត្រូវអនុវត្ត។ ដើម្បីបង្កើតអនុសាសន៍មួយ សូមរៀបចំតាមលំដាប់បួនជំហាន៖
ឧទាហរណ៍៖ របាយការណ៍ប្រចាំខែរបស់ម៉ាយ៉ាកុបង្ហាញថា ស្តុកភេសជ្ជៈនៅឃ្លាំងកណ្តាលនៅសល់ច្រើនជាង ២០% ខណៈការលក់នៅខេត្តសៀមរាបធ្លាក់ចុះ ១៥% ធៀបនឹងខែមុន។ អ្នកអាចសរសេរអនុសាសន៍ថា៖ «សូមអនុម័តឱ្យក្រុមលក់ខេត្តសៀមរាបធ្វើកម្មវិធីបញ្ចុះតម្លៃ ១០% លើថ្លៃលក់ដុំរយៈពេល ២សប្តាហ៍ ចាប់ពីដើមខែក្រោយ ដោយប្រើថវិកាផ្សព្វផ្សាយ ៥លានរៀល ដើម្បីបោសស្តុក ហើយក្រុមហិរញ្ញវត្ថុត្រូវវាយតម្លៃបរិមាណលក់ និងប្រាក់ចំណេញសុទ្ធបន្ទាប់ពីបញ្ចប់កម្មវិធី»។
ចំណុចសំខាន់គឺត្រូវចៀសវាងពាក្យដែលអនុវត្តមិនបាន ដូចជា «គួរបង្កើនប្រសិទ្ធភាព» ឬ «ត្រូវកែលម្អការលក់»។ អនុសាសន៍ល្អត្រូវឆ្លើយសំណួរបួន៖ ធ្វើអ្វី? អ្នកណាធ្វើ? ធ្វើនៅពេលណា? ហើយដឹងថាជោគជ័យដោយរបៀបណា? ប្រសិនបើចម្លើយណាមួយនៅតែព្រិលៗ សូមកែសម្រួលអនុសាសន៍នោះឡើងវិញ មុនពេលដាក់បញ្ចូលក្នុងរបាយការណ៍សង្ខេប។
នៅពេលមានអនុសាសន៍ច្រើន ត្រូវតម្រៀបតាមអាទិភាព៖ ផ្តើមពីវិធានការដែលផ្តល់ផលប៉ះពាល់ខ្ពស់ តែចំណាយធនធានតិច។ សម្គាល់អនុសាសន៍ណាដែលត្រូវការការអនុម័តពីថ្នាក់គ្រប់គ្រងលើ ហើយសរសេរអនុសាសន៍នីមួយៗត្រឹម ១–២ ប្រយោគ ភ្ជាប់ជាមួយសូចនាករដែលក្រុមហ៊ុនកំពុងតាមដាន ដើម្បីឱ្យអ្នកសម្រេចចិត្តអាចធ្វើការសម្រេចបានលឿន ដោយមិនចាំបាច់រកមើលទិន្នន័យដើមឡើងវិញ។
ការរៀបចំរបាយការណ៍សង្ខេបប្រចាំខែ មិនមែនជាការចម្លងទិន្នន័យទាំងអស់ពីប្រព័ន្ធមេឃាមកដាក់ក្នុងតារាងនោះទេ។ គោលដៅគឺផ្តល់ឱ្យអ្នកគ្រប់គ្រងនូវទិដ្ឋភាពទាន់ពេល និងសង្ខេប ដើម្បីឱ្យពួកគាត់អាចដឹងពីស្ថានភាពអាជីវកម្ម ឃើញបញ្ហាច្បាស់ និងចេញសេចក្តីសម្រេចបានរហ័ស។ សម្រាប់ម៉ាយ៉ាកុ ដែលមានបុគ្គលិកប្រមាណ ១៥០ នាក់ និងប្រតិបត្តិការលាតសន្ធឹងរាជធានីភ្នំពេញ និងបណ្តាខេត្ត របាយការណ៍សង្ខេបបែបនេះជួយសន្សំពេលវេលាក្នុងការប្រជុំ និងធ្វើឱ្យការតាមដានការអនុវត្តការងារកាន់តែមានប្រសិទ្ធភាព។
ចូររៀបចំរបាយការណ៍របស់អ្នកតាមរចនាសម្ព័ន្ធដូចខាងក្រោម៖
ជាក់ស្តែង របាយការណ៍សង្ខេបប្រចាំខែល្អ គួរមានប្រវែងត្រឹម ១ ទំព័រ ឬ ២ ស្លាយ។ សូមចំណាយពេលភាគច្រើនលើការវិភាគ មិនមែនលើការតុបតែង។ ចំពោះលេខណាដែលមិនសំខាន់ អាចភ្ជាប់តំណ ឬដាក់ក្នុងឯកសារភ្ជាប់ដាច់ដោយឡែក — កុំដាក់ចូលក្នុងសេចក្តីសង្ខេប។ ត្រូវប្រាកដថាគ្រប់លេខសំខាន់ៗស្ថិតក្នុងរូបិយប័ណ្ណរៀល និងមានការប្រៀបធៀបតាមខែ ឬត្រីមាស។
ជាចុងក្រោយ សូមពិនិត្យមើលថាតើរបាយការណ៍របស់អ្នកអាចឆ្លើយសំណួរបីនេះបាន៖ តើយើងសម្រេចបានតាមផែនការដែរឬទេ? តើបញ្ហាអ្វីដែលទាមទារការសម្រេចពីអ្នកគ្រប់គ្រង? ហើយតើត្រូវធ្វើអ្វីបន្ទាប់? នៅពេលដែលរបាយការណ៍ឆ្លើយបានទាំងបី ទើបវាមានតម្លៃសម្រាប់ការសម្រេចចិត្ត។